Overeengekomen per e-mail: bewijs dat maar eens dan!

Een uitspraak van 24 april 2020 van de kantonrechter te Rotterdam (ECLI:NL:RBROT:2020:3826) geeft mij een mooie aanleiding om eens een keer wat te zeggen van … de ondernemers die een hekel hebben aan papierwerk en contracten en het liefst mondelinge afspraken maken. Onder het motto: ‘vastleggen is niet nodig, je moet elkaar toch kunnen vertrouwen’. Hoffmann bedrijfsrecherche maakte daar jaren geleden al een aardige oneliner op: Vertrouwen is goed, Hoffmann is beter. Door de praktijk gelouterd (of is het een kwestie van beroepsdeformatie?) ben ik inmiddels geneigd om het om te keren: Vertrouwen is niet goed, vastleggen moet.

Maar de manier waarop in de praktijk afspraken soms vastgelegd worden, is ook bedroevend. Ik begrijp het wel, dat een ondernemer gewoon met business bezig wil zijn en geen zin heeft in het opstellen van ingewikkelde documenten. Maar mijn advies zou zijn om dit dan ook over te laten aan de juristen en niet zelf wat te improviseren achter op een bierviltje, via Whatsapp of met een paar mailtjes over en weer. Voorkomen is immers beter (en vooral goedkoper!) dan genezen. Intussen wordt een goede vastlegging van afspraken wel vaak verzuimd. Zo ook in de zaak waarover de kantonrechter te Rotterdam moest beslissen. Wat was de situatie?

Een sponsororganisatie die surpriseboxen fabriceert en distribueert naar instanties die iets doen met kinderen, had een sponsoractie op touw gezet met de naam: ‘Sip de Kip Kinderactie’ en zocht sponsoren. Nadat deze sponsororganisatie (telefonisch) contact had opgenomen met een ondernemer (het ging om een fysiotherapeut, zo blijkt uit de uitspraak) voor sponsoring, mailde men deze fysiotherapeut op 1 mei 2019 om 13.42 uur naar diens e-mailadres (1) het volgende:

“Hierbij treft u het deelnameformulier inzake Sip de Kip Kinderactie aan. Dankzij u kunnen wij de kinderen wederom gelukkig maken met onze Sip de Kip surprisebox, gevuld met spelletjes, puzzels en andere leuke hebbedingetjes. Uw bedrijfsgegevens zullen separaat op de “Sip de Kip actieposter” worden afgedrukt. Wij willen u verzoeken alle afspraken op dit formulier op juistheid te controleren. De eerste factuur ontvangt u wanneer het product bij de pre-orderafdeling binnenkomt. Hieronder treft u de specificaties zoals besproken aan. Genoemde bedragen opgeteld worden per deelname doorbelast.

Actie : Sip de Kip Datum : 01-05-2019

Prijs : €395,00 (excl. btw) Opdrachtgever : Dhr. [gedaagde]

Formaat box : 475x330x330 Aantal deelnames : 2 maal

Steunkleur : ja Prijs steunkleur : €375,00 (excl. btw)

Distributie : eigen provincie Te plaatsen tekst : ter controle

Na controle formulier retourneren o.v.v. Ref. [referentienummer]”

Men belt eerst en daarna mailt men. En bij die mail zit een deelnameformulier waarop de handelsnaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres en website van de fysiotherapeut worden vermeld.

Daarna volgt een factuur van 18 juni 2019 voor een bedrag van € 931,70 aan de fysiotherapeut. Deze betaalt niet, maar schrijft de sponsororganisatie op 19 juni 2019 het volgende e-mailtje (verzonden van een ander e-mailadres (2)):

“Medewerkers van [de sponsororganisatie], Ik wordt al een tijdje door jullie lastig gevallen. Vandaag zelfs post met een rekening van 931,70. Hou daar mee op. Ik heb nooit iets besteld bij jullie en al zeker niet voor 1000 euro. Einde Bericht !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!”

Deze keer onder het motto: nergens voor getekend, niks vastgelegd, dus ik zit nergens aan vast.

Daar laat de sponsororganisatie het niet bij zitten. Dagvaarding volgt. De sponsororganisatie stelt dat er een sponsorovereenkomst tot stand is gekomen en dat de fysiotherapeut de sponsorbijdrage moet betalen. Daar is de fysiotherapeut het natuurlijk niet mee eens. Er is helemaal geen overeenkomst tot stand gekomen! Hij heeft per e-mail van 19 juni 2019 laten weten niets te hebben besteld. Hij heeft er ook nog over gebeld en gevraagd de overeenkomst waarop de sponsororganisatie zich beroept dan eens op te sturen als ze kunnen, maar dat is niet gebeurd. Hoe zal de rechter hierover oordelen?

Heel simpel. De rechter is gebonden aan de wet en een ieder is geacht de wet te kennen. Wat staat er in de wet? Dat legt de kantonrechter – die dit soort zwarte sneeuw al sinds 1991 voorbij ziet komen, een seniorrechter – duidelijk uit in haar vonnis:

“Voorop gesteld wordt dat een overeenkomst tot stand komt door aanbod en aanvaarding (artikel 6:217 Burgerlijk Wetboek (BW). Aanbod en aanvaarding zijn wilsverklaringen die in iedere vorm kunnen geschieden en kunnen in een of meer gedragingen besloten liggen (artikel 3:37 BW).” En dan volgt de zgn. Haviltex-formule, geen toverformule maar een soort handleiding voor de vraag wat partijen nu precies hebben gedaan, hoe hun verklaringen en gedragingen uitgelegd moet worden. “Of sprake is van aanbod en aanvaarding hangt af van wat partijen over en weer hebben verklaard en uit elkaars verklaringen en gedragingen, overeenkomstig de zin die zij daaraan in de gegeven omstandigheden redelijkerwijze mochten toekennen, hebben afgeleid en van hetgeen zij te dien aanzien redelijkerwijs van elkaar mochten verwachten (artikel 3:33 en 3:35 BW).” Wie stelt, die bewijst. Op grond waarvan meent de sponsororganisatie dus dat er sprake is van een overeenkomst? De sponsororganisatie onderbouwt dit door niet alleen te wijzen op haar hierboven weergegeven e-mail met het tenaamgestelde deelnameformulier, maar ook op een reactie daarop per e-mail van de fysiotherapeut. Volgens de sponsororganisatie heeft de fysiotherapeut namelijk diezelfde dag, twaalf minuutjes later (dus op 1 mei 2019 om 13.54 uur) vanaf e-mailadres (2) als volgt heeft gereageerd:

“Ref [referentienummer], let op telnr aanpassen is [telefoonnummer] ”. 

Met dit enkele regeltje heeft de fysiotherapeut aangegeven dat hij met de gemaakte afspraken akkoord ging, aldus de sponsororganisatie! Hij vermeldt immers het referentienummer en hij geeft aan dat het telefoonnummer aangepast dient te worden. Hiermee heeft de fysiotherapeut dus de deelname bevestigd en is de overeenkomst tot stand gekomen.

De reactie van de fysiotherapeut is voorspelbaar. Hij ontkent dat hij op 1 mei 2019 überhaupt op de e-mail van de sponsororganisatie heeft gereageerd. Ter onderbouwing overlegt hij een uitdraai van zijn agenda waaruit zou moeten blijken dat hij die dag tussen 13.00 en 14.00 uur twee afspraken met patiënten had, waardoor hij onmogelijk om 13.54 uur een reactie op de e-mail van de sponsororganisatie kan hebben gestuurd. Hij heeft pas voor het eerst op 19 juni 2019 vanaf een ander e-mailadres (2) gereageerd dat hij niets bij de sponsororganisatie had besteld! Onder het motto: u kunt toch niets bewijzen. Dat is inderdaad een lastige, met e-mailverkeer! Eerst maar eens zien wat vast staat.

“De kantonrechter stelt voorop dat tussen partijen niet in geschil is dat er tussen partijen telefonisch contact is geweest over sponsoring van de Sip de Kip Kinderactie. Ook is niet in geschil dat [de sponsororganisatie] op 1 mei 2019 per e-mail aan [de fysiotherapeut] een ingevuld deelnameformulier en een afbeelding met de naam […] Fysiotherapie, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres en website aan [de fysiotherapeut] heeft toegezonden met het verzoek deze na controle onder vermelding van het referentienummer te retourneren. Naar het oordeel van de kantonrechter heeft [de sponsororganisatie] [de fysiotherapeut] hiermee een aanbod gedaan.” 

Ok, dat is te volgen. Maar hoe zit het nu met de aanvaarding van dat aanbod dan? Zoals gezegd, dat is lastiger en zal aangetoond moeten worden! Daarover oordeelt de kantonrechter als volgt:

“Nu [de fysiotherapeut] … gemotiveerd heeft betwist dat hij op 1 mei 2019 heeft gereageerd op de e-mail van [de sponsororganisatie] en betwist dat tussen hem en [de sponsororganisatie] een overeenkomst tot stand is gekomen, rust op [de sponsororganisatie] krachtens artikel 150 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv) de bewijslast van haar stelling dat tussen haar en [de fysiotherapeut] een overeenkomst terzake sponsoring van de Sip de Kip Kinderactie is overeengekomen.” 

Duidelijk, de hoofdregel: wie stelt die bewijst! De sponsororganisatie zal dus bewijs moeten leveren. In het recht draait het altijd om bewijs. Maar dat heeft de sponsororganisatie ook aangeboden, “meer specifiek met betrekking tot de authenticiteit van de e-mail die volgens [de sponsororganisatie] op 1 mei 2019 om 13.54 uur door [de fysiotherapeut] vanaf het mailadres [mailadres (2)] aan haar is gezonden.” De kantonrechter oordeelt dat de sponsororganisatie dit inderdaad moet bewijzen. Lukt haar dat niet, dan moet haar vordering worden afgewezen. Lukt haar dat wel, dan overweegt de kantonrechter het volgende: 

“Uit de reactie ‘Ref [referentienummer], le6t op telnr aanpassen is [telefoonnummer]’ mocht [de sponsororganisatie] naar het oordeel van de kantonrechter redelijkerwijs afleiden dat [de fysiotherapeut] , behalve met betrekking tot het vermelde telefoonnummer, akkoord was met de voorwaarden zoals in haar e-mail aan [de fysiotherapeut] vermeld. [De sponsororganisatie] verzoekt immers ‘de afspraken op dit formulier op juistheid te controleren’ en het formulier na controle te retourneren onder vermelding van referentienummer [referentienummer]. Indien [de fysiotherapeut] geen overeenkomst had willen aangaan of hij van mening was dat hij – zoals hij zelf in zijn e-mail van 19 juni 2019 schrijft – door [de sponsororganisatie] werd ‘lastig gevallen’, had het op de weg van [de fysiotherapeut] gelegen dit in reactie op de e-mail van [de sponsororganisatie] te laten weten, dan wel niet op de e-mail te reageren. Door wel te reageren onder vermelding van het referentienummer en met het corrigeren van het telefoonnummer, zonder verder voorbehoud of correcties, heeft [de fysiotherapeut] het aanbod van [de sponsororganisatie] aanvaard.

Komt de fysiotherapeut hiermee weg? De uitslag is nog onbekend, wordt vervolgd. 

Graag uw reactie of het volgens u technisch mogelijk is om dit bewijs te leveren. Want nog altijd geldt: bewijslast is bewijsrisico!

De moraal van het verhaal: pas op met telefonische acquisitie. Reageer niet op bevestigingsemails of ontken die direct als de inhoud daarvan niet klopt. En voor sponsorsponsororganisaties: als u iets per e-mail toestuurt, neem dan nooit genoegen met een e-mailtje van een ander adres als reactie. 

Van Loon Advocaten, uw specialisten op diverse rechtsgebieden. U kunt uw voordeel doen met onze expertise in onder andere: huurrecht, intellectueel eigendom en ondernemingsrecht.