Algemene voorwaarden

1.             TOEPASSELIJKHEID

Alle opdrachten tot het verlenen van juridische bijstand worden uitsluitend aanvaard op naam en voor rekening van Van Loon Advocaten B.V., onder toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden. In de opdrachtbevestiging wordt aangegeven wie de meest aangewezen behandelaar is. Juristen vallen onder de verantwoordelijkheid van de advocaat/bestuurder van Van Loon Advocaten B.V. Waar in deze voorwaarden over “u” wordt gesproken, wordt bedoeld de opdrachtgever/cliënt. Dat kan een rechtspersoon en/of een natuurlijk persoon zijn.

2.             INFORMATIE

De aanpak en het verloop van de zaak is in hoge mate afhankelijk van de informatie die u ons verstrekt. Zonder uw informatie is het voor ons onmogelijk om uw belangen goed te behartigen. Het is daarom een vereiste dat u ons juist en volledig informeert. Die verantwoordelijkheid ligt uitdrukkelijk bij u. Natuurlijk zullen wij u de vragen stellen die voor ons in het algemeen van belang zijn voor een juiste behandeling van uw zaak. Maar specifieke informatie kent u alleen. Geeft u ons daarom zoveel mogelijk details over uw geval. En als wij van u gegevens vragen, zorgt u er dan voor dat deze compleet zijn en zo spoedig mogelijk aan ons ter beschikking worden gesteld. U hoeft zich daarbij geen zorgen te maken over informatie die vertrouwelijk is. Die is bij ons in goede handen, wij hebben een geheimhoudingsplicht. Voelt u zich dus vrij om ons ook hierover te informeren, maar geeft u daarbij dan wel aan dat het gaat om vertrouwelijke informatie.

Mocht later blijken dat u bepaalde belangrijke informatie heeft achter gehouden, of ons onvolledig of zelfs onjuist heeft geïnformeerd, kan dat leiden tot een onjuiste inschatting of aanpak van uw zaak. Die kan dan anders aflopen dan u had verwacht. Dat is zowel voor u als voor ons vervelend. Wij zijn daarvoor echter niet aansprakelijk.

Voor een goede afwikkeling van uw zaak is het zeer belangrijk dat u voor ons steeds goed bereikbaar bent. U moet daarvoor zorgen. Zo dient u ons direct te informeren over een wijziging in uw adres, e-mail of telefoonnummer.

In principe geven wij op basis van de door u ter beschikking gestelde informatie en onze expertise aan het begin van de behandeling steeds een inschatting van uw kansen. U mag van ons verwachten dat wij ons zullen inspannen om tot het gewenste resultaat te komen. Maar ook als uw zaak door ons als kansrijk wordt ingeschat, houdt dat geen garantie in voor succes.

3.             HONORERING

Wij zullen bij het begin van de behandeling altijd controleren of u in aanmerking komt voor een toevoeging, de door de overheid gefinancierde rechtshulp (waarbij wij aan u worden toegevoegd).  Onze dienstverlening vindt echter uitsluitend plaats op betalende basis, wij doen geen toevoegingszaken. In voorkomende gevallen zullen wij u doorverwijzen naar het Juridisch Loket.

Onze werkzaamheden worden eens per maand bij u in rekening gebracht op basis van ons uurtarief, te vermeerderen 6% kantoorkosten en de btw, tenzij daarover in de opdrachtbevestiging andere afspraken zijn gemaakt. Wij behouden ons het recht voor om zowel in lopende als in nieuwe zaken het uurtarief te verhogen met maximaal tien procent. Kosten van derden worden uiteraard ook aan u doorberekend. U kunt daarbij denken aan griffierechten van de rechtbank en de kosten van de deurwaarder. Voor deze kosten vragen wij in beginsel een voorschot dat vooraf betaald moet worden. In zaken met een groot belang of als bijzondere inspanning moet worden geleverd kan het basistarief worden vermenigvuldigd met een bepaalde factor. Dat zal dan vooraf aan u worden kenbaar gemaakt.

Bij dienstverlening aan meerdere personen zijn die allen hoofdelijk aansprakelijk voor de toegezonden declaraties, ongeacht op wiens naam deze zijn gesteld. Bij dienstverlening aan een rechtspersoon zijn de directieleden en bestuurders mede hoofdelijk aansprakelijk voor de toegezonden declaraties, ongeacht op wiens naam deze zijn gesteld.

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen dient betaling te geschieden binnen 14 dagen na factuur­datum op een door ons aan te geven wijze in de valuta waarin is gefactureerd. De op onze bankafschrift aangegeven valutadag wordt als dag van betaling aangemerkt.

Alle door u of namens u verrichte betalingen strekken primair tot voldoening van eventuele rente en door ons gemaakte invorderingskosten en vervolgens ter vol­doening van de oudste openstaande factuur(en). Wij kunnen, zonder daardoor in verzuim te komen, een aanbod tot betaling weigeren, indien u een andere volgorde voor de toerekening aanwijst. Wij kunnen volledige aflossing van de hoofdsom weigeren, indien daarbij niet eveneens de opengevallen en lopende rente alsmede de kosten worden voldaan.

Bezwaren tegen de hoogte van de facturen schorten de betalingsverplichting niet op.

In geval van liquidatie, faillissement of surseance van betaling van u zullen onze vorderingen en de verplichtingen van u jegens ons onmiddellijk opeisbaar zijn.

4. RENTE EN KOSTEN

Indien betaling niet binnen de bepaalde termijn heeft plaatsge­vonden, bent u rechtswege in verzuim en vanaf factuurdatum een samengestelde rente van 2% per (gedeelte van een) maand verschuldigd over het (nog) openstaande bedrag, berekend over de periode van verzuim. Als de wettelijke handelsrente hoger is, geldt deze. Voor consumenten geldt de wettelijke rente. Een gedeelte van een maand geldt als een volle maand.

Alle te maken gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten komen voor uw rekening. De gerechtelijke kosten omvatten mede alle feitelijke kosten van rechts- en proces­bijstand tijdens een gerechtelijke procedure gemaakt, welke het liquidatietarief te boven gaan.

Indien u een rechtspersoon bent, of een natuurlijk persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf wordt aanspraak gemaakt op buitengerechtelijke incassokosten van tenminste 15% van het met inbe­grip van voornoemde rente op het door u verschuldigde bedrag, zulks met een minimum van € 250,-. Indien u consument bent, worden buitengerechtelijke incassokosten in rekening gebracht volgens het Besluit Vergoeding voor Buitengerechtelijke Incassokosten, zoals genoemd in lid 4 van artikel 6:96 BW. Hierbij is bepalend dat de zaak betrekking heeft op een uit overeenkomst voortvloeiende verbintenis tot betaling van een geldsom, dan wel dat sprake is van vergoeding van schade die voortvloeit uit een vaststellingsovereenkomst of dat het een verbintenis tot betaling van een geldsom betreft die is omgezet in een verbintenis tot vervangende schadevergoeding in de zin van artikel 6:87 BW.

Indien u met de betaling van een declaratie een probleem heeft, neem u dan contact op met onze secretaresse, om te bezien of er een betalingsregeling getroffen kan worden. Als zo’n regeling is getroffen en u die niet stipt nakomt, wordt de openstaande restvordering overigens wel ineens en geheel opeisbaar, zonder verdere aankondiging.

5.             COMMUNICATIE

Ons kantoor is tijdens kantooruren (van 8.30 tot 17.30 uur) bereikbaar. Vaak kunt u als nieuwe relatie al dezelfde week terecht voor een eerste gesprek. Als bestaande relatie wordt u zo mogelijk direct te woord gestaan door de behandelaars, als zij op kantoor zijn. Anders wordt u nog dezelfde dag maar in ieder geval op zo kort mogelijke termijn  teruggebeld. Wij informeren u steeds over het verloop van uw zaak. Van alle relevante correspondentie en stukken ontvangt u een kopie. Van u verwachten wij dat u ons steeds onverwijld en volledig informeert als wij u vragen om gegevens.

6.             AANSPRAKELIJKHEID

Wij zijn verzekerd voor onze beroepsaansprakelijkheid. Onze aansprakelijkheid is beperk tot de schade die door onze verzekeraar wordt vergoed en uitgekeerd, aangevuld met een evt. eigen risico, verder is aansprakelijkheid uitgesloten. Indien, om welke reden dan ook, geen uitkering mocht plaatsvinden, is onze aansprakelijkheid beperkt tot het door ons in rekening gebrachte honorarium voor die opdracht.

7.             KLACHTEN

Wij hebben een interne kantoorklachtenregeling voor het geval u niet tevreden mocht zijn over onze werkzaamheden. Deze regeling vindt u op onze website onder de Algemene Voorwaarden.

Het kan ook zijn dat u een probleem heeft met de hoogte van onze declaratie. U kunt in ieder geval een specificatie krijgen van de door ons verrichte werkzaamheden.

Wij behandelen uw klachten zeer serieus en zullen in overleg met u altijd trachten om tot een goede oplossing te komen. Mocht dat niet lukken, dan heeft u het recht om van de geschillenregeling van de Nederlandse Orde van Advocaten gebruik te maken of – in het uiterste geval – een klacht voor te leggen aan de Deken van de Orde van Advocaten. Ook deze zal echter proberen om het geschil tot een oplossing te brengen. Lukt ook dat niet, dan kan de klacht worden voorgelegd aan de Raad van Discipline.

Indien u een evt. klacht niet binnen drie maanden nadat de aanleiding daarvan zich heeft voorgedaan bij ons heeft ingediend, vervalt uw recht daartoe en zullen wij deze klacht niet meer in behandeling nemen.

8.             DIVERSEN

Gelden die wij in uw zaak voor u ontvangen, worden overgemaakt op de bankrekening van de Stichting Beheer Derdengelden Van Loon Advocaten. Deze worden zo spoedig mogelijk aan u doorbetaald, na verrekening van openstaande declaraties, waarvoor wij u steeds toestemming zullen vragen. Over deze derdengelden wordt geen rente vergoed.

Na afsluiting van uw zaak wordt het dossier gedurende zeven jaar in een archief bewaard. Daarna wordt het complete dossier vernietigd. De door u ter hand gestelde originele stukken of andere belangrijke stukken (zoals een origineel vonnis) kunt u gedurende deze termijn opvragen bij de secretaresse.

Op de rechtsverhouding tussen Van Loon Advocaten B.V. en haar cliënten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen kunnen (in eerste aanleg) uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het Arrondissement Utrecht.

De bedingen in deze algemene voorwaarden zijn mede gemaakt ten behoeve van alle personen die, al dan niet krachtens arbeidsovereenkomst, voor Van Loon Advocaten of de behandelaars werkzaam zijn (geweest). De algemene voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende opdrachten en vervolgopdrachten.

 

Kantoorklachtenregeling

Artikel 1 begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder
– klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de client jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
– klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
– klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht;

Artikel 2 toepassingsbereik
1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen ons en de cliënt.
2. Iedere advocaat draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

Artikel 3 doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
a het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
c. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling:
d. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten:
e. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening
1. Deze kantoorklachtenregeling is vermeld op onze website. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
2. In onze Algemene Voorwaarden is opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en in de opdrachtbevestiging is de kantoorklachtenregeling ook vermeld.

Artikel 5 interne klachtprocedure
1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar de advocaat die de eindverantwoordelijkheid heeft en daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op
de klacht.
3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen, al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met
vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, stemmen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd in met het oordeel over de gegrondheid van de klacht en bevestigen dit (zoveel mogelijk schriftelijk).

Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Artikel 7 verantwoordelijkheden
1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
3 De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Artikel 8 klachtregistratie
1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
3. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
4. Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.